Mais de 2,4 toneladas de documentos da Polícia Civil que perderam a validade, foram descartadas pelo Arquivo Central na manhã desta segunda-feira (13.06). Esse foi o primeiro ato realizado neste ano, e aconteceu em uma empresa de reciclagem em Várzea Grande.

O montante de papéis acondicionado em 385 caixas box, e que passou do prazo de guarda (tempo de validade), estava guardado no Arquivo Central, da Diretoria de Execução Estratégica, e refere-se a procedimentos das delegacias entre os anos de 1969 a 2018.

Todo material foi transportado em um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente picotados em uma máquina específica e transformado em material reciclado.

O ato de descarte obedece a critérios da Resolução nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos, datada de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos.

O Arquivo Central realizou a eliminação de documentos criteriosamente, conforme a classificação da tabela de temporalidade, destacando também que é crime a eliminação de documentos de valor permanente.

A aprovação da listagem de documentos para picotagem ocorreu por meio virtual através do aplicativo Google Meet, no dia 5 de abril de 2022, e foi aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Secretaria de Estado de Segurança Pública (Sesp).

O Edital de Eliminação de documentos foi publicado no Diário Oficial do dia 12 de maio de 2022, totalizando 385 caixas box pesando mais de 2,4 toneladas de papéis. 

O Arquivo Central da Polícia Civil, localizado na Rua 2, Setor 2 do bairro CPA III, concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da Instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.

Conforme a integrante da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a investigadora Glauce Regina Pacheco Correa, em razão da grande quantidade de documentos armazenados no local, o setor iniciou o processo de catalogação dos papéis, sem valor e validade, visando a destruição.

“Com esse descarte são desocupados algumas prateleiras e assim passamos a receber novamente as demandas de delegacias do interior e da capital, que não possuem espaço físico para guardar esses documentos”, disse Glauce Regina.

A Policial Civil destaca que a eliminação de documentos é uma ação que deve ser realizada criteriosamente, por ser crime o descarte de documentos de valor permanente. A proteção à documentação pública e a gestão estão previstos na Constituição da República, em seus artigos 23 e 216.

“Inicialmente foram selecionados documentos cuja destinação seria o descarte. Então criou-se a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, composta por servidores de carreira, com objetivo de analisar os documentos selecionados, os quais tinham cumprido todo seu ciclo de vida e se a sua destinação final estabelecida em tabela de temporalidade seria a eliminação. Cada documento tem um prazo de guarda específico, até mesmo guarda permanente”, explicou a investigadora.

Uma vez selecionados, a lista de documentos passa pela aprovação da Comissão e, posteriormente, é encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da eliminação.

Após autorização, o edital de ciência de eliminação de documentos é publicado no Diário Oficial, e correram mais 30 dias de prazo de manifestações contrárias, até a data de realização do descarte.

O trabalho que vem sendo desenvolvido pelo Arquivo Central da PJC, antecipa as determinações da Instrução Normativa da SEPLAG, a qual estabelece procedimentos aos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, na execução das normas e procedimentos estabelecidos pela Política de Gestão Documental.

Classificação dos documentos

São considerados arquivos, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas, em decorrência de sua atividade, e ainda por pessoas físicas. Os documentos são classificados como correntes – aqueles que constituem objetos de consulta frequente; intermediários – aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou guarda permanente; e os documentos permanentes – aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados.